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Qual a relação entre um local de trabalho organizado e a produtividade?

Atualizado: Out 8

Qual o seu local de trabalho? Atualmente, diversas opções vem a mente. Ele pode ser em casa, um espaço de coworking ou em uma sala de uma empresa. Mas uma coisa todos estes locais tem em comum: precisam estar organizados. Isso porque, o seu local de trabalho tem uma ligação direta com a motivação e produtividade. E isso pode afetar até mesmo a qualidade do serviço prestado. Como já diziam alguns estudiosos das áreas de organização, produtividade e criatividade “cluttered life, cluttered mind” (ou “vida bagunçada, mente bagunçada”, numa tradução livre). Em resumo, o espaço a nossa volta influência e muito em como o cérebro percebe as nossas atividades. Em outras palavras limpeza=produtividade.

Toda a bagunça existente em seu local de trabalho ocupa justamente o espaço onde o trabalho deveria acontecer. Então, nosso cérebro encara estes objetos como algo em que deveria se preocupar, tirando o foco do que realmente importa. Na prática, quando a criatividade e motivação surgirem, você precisará aproveitar imediatamente. Se o seu local de trabalho estiver desorganizado, você precisará procurar outro local, perdendo completamente o raciocínio.

Claro, organizar tudo não é uma solução milagrosa e não acontece de um dia para o outro. Por isso, veja algumas dicas que o ajudarão a começar e a parar de perder dinheiro por conta da desorganização:

Arquive

Essa prática permanece esquecida por muitas pessoas. Assim que um documento cegar a sua mesa, organize e arquive. Nossa tendência, é sempre deixar para depois, por acreditar que arquivar nos fará perder tempo. Enquanto isso, pilhas e pilhas de papel se formam. Ao arquiva-los, você não corre o risco de se esquecer do documento e não perderá tempo procurando em meio a bagunça.

O mesmo vale para documentos digitais: apresentações, fotos, arquivos photoshop, illustrator, etc. Mantenha este processo em mente: assim que receber um arquivo ou tarefa, crie uma pasta para ele e arquive. Até mesmo outros colegas de trabalho poderão encontrar os documentos com mais facilidade, evitado que você precise parar sua atividade para explicar onde está.

Faça uma limpeza semanal

É difícil manter tudo organizado diariamente? Então reserve no mínimo 30 minutos do seu dia para organizar seu local de trabalho. Pode ser na sexta-feira antes do fim do expediente. Assim, quando retornar na segunda, tudo estará no lugar e você já começará o dia sabendo exatamente  que fazer e com a mente tranquila.

Esse hábito também permite que você se mantenha mais organizado durante a semana, já que começou com o pé direito. Mas, se você prefere manter algo mais rigoroso ou possui sempre um grande volume de objetos em seu espaço, pode organizar sempre ao final do dia.

Organize suas gavetas

Mantenha me mente que as gavetas não são um espaço para esconder a bagunça. Ela precisa estar tão organizada quanto o restante do local de trabalho. Utilize-as a seu favor, guardando itens que não precisam permanecer a vista. Assim, você encontrará com facilidade tudo o que precisa.

Se possível, aposente o papel

Alguns arquivos podem ser escaneados, abolindo  uso do papel. Sem dúvida, quanto menos papel, melhor. Então, procure manter tudo registrado em seu computador e use o papel somente quando necessário.

Tenha um cesto de lixo por perto

O ideal é que você não precise se levantar para jogar algo no cesto de lixo. Poder jogar algo fora com facilidade é uma estratégia para se livrar daquilo que não precisa mais. O segredo aqui é tornar a decisão pela organização algo fácil, ou seja, “tirar o atrito” da tarefa que é se organizar.

Se livre do que não precisa

Essa tarefa pode parecer algo bobo mas temos uma tendência a acumular coisas. Então pense: realmente preciso de tudo que está na minha mesa? Para lhe ajudar, pense o seguinte: o objeto serve para algum propósito? Caso não, retire ele do alcance de suas mãos.  Você não precisa tornar sua mesa um lugar sem graça e vazio, mas pode utilizar somente elementos que agregam algo, seja por utilidade ou por lhe trazer paz, por exemplo.

Caso tenha dúvidas, jogue fora (mas escaneie antes) 

Cerca de 90% dos papéis presentes em seu local de trabalho não são necessários. Caso tenha dúvidas, jogue fora. Procure sempre mante-los escaneados para evitar qualquer desconforto. E caso seja um documento original, utilize a primeira dica.

Fonte: RH Portal.

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