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Por que é tão importante guardar o prontuário médico?

Atualizado: Out 8

O prontuário médico é um documento importantíssimo já que fornece um histórico da saúde do paciente. É o conjunto de documentos padronizados e ordenados, onde devem ser registrados todos os cuidados profissionais prestados aos pacientes. Consequentemente, ele atesta o atendimento médico a uma pessoa numa instituição de assistência médica ou num consultório médico. Além disso, é também o documento repositário do segredo médico do paciente.


Cabe a empresa manter este documento protegido. No entanto, em alguns casos o paciente poderá solicitar o prontuário médico, mas, permanecerá com uma cópia integral e autenticada. Devido a obrigatoriedade de manter deste documento, diversas empresas tem inúmeras dúvidas. Em suma, a maior delas é: por quanto tempo guardar o prontuário médico?


O Conselho Federal de Medicina, na Resolução do CFM n.º 1.821/07 estabelece que os documentos médicos em suporte de papel devem ser arquivados por  20 (vinte) anos. Mas, este período é contado a partir da data de registro do ultimo atendimento ao paciente. Atualmente com a necessidade de modernização de armazenamento do prontuário médico a Resolução 1.821/07 instituiu a possibilidade de manter os prontuários de forma eletrônica. Seja através da digitalização de documentos impressos ou gravar os documentos eletrônicos. Portanto, uma vez que o prontuário esteja digitalizado, ou sendo ele produzido em meio eletrônico desde sua origem, a guarda não se limita a 20 anos, devendo ser permanente. Essa medida está estabelecida no artigo 7º da mesma Resolução.


Então, para manter o prontuário médico guardado de maneira correta, procure uma empresa especializada em guarda de documentos. Assim, você terá a segurança de que seus documentos estão a salvo e economize.


Resolução


Art. 1º

Aprovar o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde, versão 3.0 e/ou outra versão aprovada pelo Conselho Federal de Medicina, anexo e também disponível nos sites do Conselho Federal de Medicina e Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS), respectivamente, www.portalmedico.org.br e www.sbis.org.br.


Art. 2º

Autorizar a digitalização dos prontuários dos pacientes, desde que o modo de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça a norma específica de digitalização contida nos parágrafos abaixo e, após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários, as normas da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.


§ 1º Os métodos de digitalização devem reproduzir todas as informações dos documentos originais.


§ 2º Os arquivos digitais oriundos da digitalização dos documentos do prontuário dos pacientes deverão ser controlados por sistema especializado (Gerenciamento eletrônico de documentos – GED), que possua, minimamente, as seguintes características:


a) Capacidade de utilizar base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos digitalizados;

b) Método de indexação que permita criar um arquivamento organizado, possibilitando a pesquisa de maneira simples e eficiente;

c) Obediência aos requisitos do “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde;


Art. 3º

Autorizar o uso de sistemas informatizados para a guarda e manuseio de prontuários de pacientes e para a troca de informação identificada em saúde, eliminando a obrigatoriedade do registro em papel, desde que esses sistemas atendam integralmente aos requisitos do “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, estabelecidos no Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde;


Art. 4º

Não autorizar a eliminação do papel quando da utilização somente do “Nível de garantia de segurança 1 (NGS1)”, por falta de amparo legal.


Art. 5º

Como o “Nível de garantia de segurança 2 (NGS2)”, exige o uso de assinatura digital, e conforme os artigos 2º e 3º desta resolução, está autorizada a utilização de certificado digital padrão ICP-Brasil, até a implantação do CRM Digital pelo CFM, quando então será dado um prazo de 360 (trezentos e sessenta) dias para que os sistemas informatizados incorporem este novo certificado.


Art. 6º

No caso de microfilmagem, os prontuários microfilmados poderão ser eliminados de acordo com a legislação específica que regulamenta essa área e após análise obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.


Art. 7º

Estabelecer a guarda permanente, considerando a evolução tecnológica, para os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.

Fonte: ACM.


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